Trong thời gian qua, các cấp, các ngành, địa phương đã có nhiều nỗ lực triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý điều hành, các hệ thống CNTT gồm: Thư điện tử, quản lý văn bản và điều hành công việc, Cổng/Trang thông tin điện tử, chữ ký số, một cửa điện tử…được triển khai mạnh mẽ, đồng bộ, thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức, cá nhân sử dụng văn bản điện tử, từng bước hình thành thói quen làm việ trên môi trường mạng. Tuy nhiên, việc sử dụng văn bản điện tử tại các cơ quan, đơn vị chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hạ tầng kỹ thuật và ứng dụng CNTT hiện có, ứng dụng chữ ký số và liên thông văn bản điện tử còn hạn chế, chưa thực sự hiệu quả. Nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu: 

1. Các sở, ban, ngành của tỉnh, UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường cần tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ của mỗi cơ quan đơn vị, địa phương. Đồng thời tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ @hagiang.gov.vn, hệ thống thư điện tử công vụ khác theo ngành dọc để gửi, nhận văn bản điện tử, xử lý công việc trong nội bộ cơ quan, trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ. Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc thực hiện Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh Hà Giang ban hành kèm theo Quyết định 614/2013/QĐ-UBND ngày 02/04/2013 của UBND tỉnh Hà Giang. Nghiêm cấm việc sử dụng các hộp thư khác như: hotmail.com, gmail.com, yahoo.com…trong giao dịch công vụ; danh bạ thư điện tử của tổ chức, cá nhân phải được đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử của mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương. Ngoài ra, tiếp tục sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để quản lý, khai thác văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, điều hành công việc… trên môi trường mạng trong nội bộ cơ quan, đơn vị ( trừ những văn bản mật, tối mật, tuyệt mật ). 

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân ( trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật ): Bắt buộc thực hiện việc gửi/nhận văn bản điện tử liên thông giữa các cơ quan, đơn vị với nhau trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Căn cứ tình hình thực tiễn, UBND tỉnh sẽ ban hành danh mục các loại văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử: Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của các cấp, ngành liên quan đến tổ chức, người dân và doanh nghiệp phải được đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương; Dự thảo văn bản xin ý kiến phải được đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử của các cơ quan Nhà nước, không gửi dự thảo văn bản xin ý kiến góp ý bằng giấy giấy giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị gương mẫu, chịu trách nhiệm thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng, thường xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trực thuộc sử dụng văn bản điện tử trong thực thi công vụ. Tăng cường ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng. Các văn bản điện tử đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương phải ứng dụng chữ ký số chuyên dùng. 

2. Sở Thông tin và Truyền thông c hỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện các giải pháp an toàn, an ninh thông tin cho các hệ thống CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo hoạt động thông suốt, ổn định. Tổ chức thực hiện giải pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin tại Trung tâm tích hợp dữ liệu và các ứng dụng phần mềm dùng chung của tỉnh. Cấp mới, thu hồi thư điện tử công vụ, hỗ trợ khôi phục mật khẩu thư điện tử công vụ theo yêu cầu của các cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh. Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp mới, bổ sung, hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan đơn vị ứng dụng chữ ký số, thay thế dần việc sử dụng văn bản giấy trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành danh mục các loại văn bản điện tử được trao đổi hoàn toàn điện tử, không dùng văn bản giấy và danh mục các loại văn bản điện tử trao đổi song song văn bản giấy. 

3. Văn phòng UBND tỉnh c hủ trì thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh với các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Cung cấp, cập nhật văn bản chỉ đạo điều hành, lịch công tác của lãnh đạo tỉnh, văn bản quy phạm pháp luật… cho Ban biên tập Cổng thông tin điện tử của tỉnh và Trang thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh. 

4. Sở Nội vụ c hủ trì rà soát, xây dựng, quy định ban hành và lưu trữ văn bản điện tử áp dụng trên địa bàn tỉnh. Rà soát, bổ sung, điều chỉnh quy định đánh giá, xếp hạng cải cách hành chính các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh gắn với việc thực hiện Chỉ thị này.